Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan – Menggaji karyawan sesuai dengan aturan dan prosedur adalah hal wajib bagi setiap perusahaan. Mendapatkannya secara mudah tanpa proses yang berbelit juga menjadi hak para karyawan.
Hal ini tercantum dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan tahun 2003 nomor 13. Berikut ini adalah aturan dan prosedur pembayaran gaji karyawan yang harus di patuhi perusahaan.
- Baca Juga : Perhitungan Gaji Karyawan Baru
Syarat dalam Penggajian Karyawan
1. Upah Wajib Di bayar
Karyawan telah bekerja keras untuk memenuhi target sasaran perusahaan. Sebagai imbalannya, mereka berhak mendapatkan upah yang sesuai. Pembayaran ini biasanya tergantung dari periode yang telah di sepakati antara perusahaan dan karyawan.
Bahkan dalam alasan tertentu seperti cuti haid, melahirkan, sakit, dan menikah, perusahaan tetap harus membayarkan gajinya.
2. Rincian Upah
Tak hanya imbalan berbentuk upah, perusahaan juga harus membuat rincian upah dengan detail.
Aturan ini mengharuskan perusahaan membuat slip gaji yang isinya terdiri dari gaji pokok, tunjangan, potongan tertentu, dan keterangan netto. Setiap karyawan perlu mengetahui besaran gajinya setiap kali periode penggajian, terutama jika ada lembur.
3. Tenggat Waktu Upah
Pada saat perusahaan melakukan perjanjian kerja dengan karyawan, harus ada poin yang membahas waktu upah atau gaji di bayarkan.
Sistem penggajian terbagi tiga, mulai dari harian, mingguan, maupun bulanan. Perusahaan juga perlu membahas jika tanggal gajian jatuh pada hari tanggal merah atau libur. Keterlambatan penggajian dapat menuntut karena melanggar undang-undang.
4. Mata Uang
Undang-Undang Ketenagakerjaan juga mengatur pembayaran gaji yang harus di bayarkan menggunakan mata uang rupiah.
Pembayaran di larang menggunakan barang karena barang bukanlah alat pembayaran yang sah. Pekerja berhak mendapatkan alat tukar yang sah untuk memenuhi kebutuhan hidupnya.
Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan
1. Pencatatan Hari Kerja
Prosedur ini di lakukan dengan cara memeriksa absen para karyawan. Anda harus mengetahui apakah karyawan melakukan cuti atau izin dalam satu periode tersebut.
Sistem absensi sangat penting di lakukan untuk mengetahui sikap dan juga besaran gaji yang akan terdapat oleh karyawan. Beberapa perusahaan menggunakan sistem sidik jari atau kartu sehingga pencatatan lebih mudah.
2 . Pencatatan Waktu Kerja
Tak semua karyawan mematuhi dengan bekerja sesuai jam yang di tentukan. Mereka bisa datang terlambat atau bahkan pulang terlebih dahulu.
Anda bisa memberlakukan potongan gaji apabila mereka melanggar dua hal tersebut. Terlebih jika karyawan yang bekerja melebihi jam kerja, maka Anda perlu menghitungnya sebagai lembur.
6. Membuat Daftar Gaji
Setelah mencatat banyaknya hari kerja dan waktu kerja, buatlah daftar gaji. Ini adalah bagian yang cukup rumit dan memakan banyak waktu. Semakin banyak karyawan, maka semakin banyak yang harus di buatkan daftarnya.
Buatlah jeda sekitar 5 hari kerja dari periode tutup buku hingga ke pembayaran gaji. Dengan begitu, kesalahan dalam prosedur bisa terminimalisir.
7. Membayar Gaji
Saat membayar gaji, buatlah distribusi yang runtut sesuai jabatan atau divisi. Hal ini akan mengurangi kesalahan. Tugas ini di pegang oleh pihak finance dan HRD.
Proses pembayaran gaji dapat dua cara, yakni memberikan uang cash maupun transfer melalui rekening bank.
8. Pelayanan Protes
Bagian akhir dari prosedur pembayaran gaji karyawan adalah dengan membuat tenggang waktu untuk protes. Beberapa kesalahan mungkin saja terjadi seperti slip yang tertukar atau kesalahan perhitungan.
Beri waktu karyawan setidaknya 2 hari untuk memeriksa apakah pembayaran gajinya sudah sesuai dengan perhitungan dan catatan netto pada slip.
Kesimpulan
Sistem penggajian yang paling sering di gunakan adalah periode bulanan. Tim dari HRD dan finance hanya membuat payroll sekali dalam sebulan, sehingga tidak rumit.
Selain meminimalisir kesalahannya, pihak perusahaan juga harus turut dalam aturan undang-undang yang berlaku sehingga tidak terkenai denda oleh negara.
